Как в два раза быстрее работать с документами

Обязательные инструменты для оптимизации процессов. 

Если появляется новый инструмент для оптимизации процессов - нужно его использовать!

Тестировать, использовать и не откладывать на потом. Потому что рано или поздно поймешь, что отстаешь от конкурентов и рынка. Мы для себя это осознавали, тем более нужно было что-то делать с нашим объемом документов, - а их тысячи. Учитывая постоянный рост компании, когда-то это будут десятки тысяч.

В Рабен Украина успешно перевели в электронный формат широкий спектр документов: счета, акты, расходные накладные, договорная документация, спецификации - перечень неисчерпаем.

Внедрили ЭДО и теперь бумажные документы - это как стационарный телефон вместо мобильного. 

Сложнее всего было убедить контрагентов обмениваться электронными документами. По разным причинам: неполное понимание законодательной базы, нежелание что-то менять в текущем процессе, политика компании.

Однако постепенно одного контрагента за другим мы переводили на электронный документооборот, поэтому резких кардинальных изменений компания не почувствовала.

Наши сотрудники в целом восприняли изменения положительно. И если сейчас предложить вернуться на бумажный оборот вместо «Вчасно.ЕДО» - нас не поймут ни сотрудники, ни партнеры. Это как отказаться от мобильного телефона и вернуться к стационарному. 

На 50% более быстрая обработка документов.

Мы заметили, что переход на "Вчасно" имеет только положительную динамику. Скорость подписания сделок значительно выросла благодаря упрощенному процессу согласования и электронной подписи.

Такая же ситуация со скоростью получения оплаты. В электронной форме оперативно отправляем и получаем счета, способствуя ускорению оплат.

Уменьшение использования бумаги и отсутствие потерянных документов - дополнительные преимущества для "Рабен Украина". Внутреннее согласование документов происходит быстрее, что улучшает эффективность коммуникации внутри компании. Для удобства внутренних коммуникаций была внедрена автоматизация процедур создания, согласования и хранения договоров предприятия с помощью системы электронного документооборота "BAS Документооборот КОРП", повышение оперативности согласования и выполнения условий договоров и дополнительных соглашений, а также получение аналитических данных по договорам. 

С исходящими документами все чрезвычайно просто - счета и акты генерируются автоматически из системы без человеческого вмешательства. Остается наложить электронную подпись и отправить клиенту.

С входящими процесс несколько сложнее, но страшно представить, что бы было, если бы они были бумажными. Счет нужно проверить, получить внутреннее согласование (а иногда нескольких сотрудников), поставить на оплату. А если эти люди находятся в разных городах?
Однако с переходом на электронный документооборот "Вчасно" значительно сократилось время, которое мы тратим на работу с этими задачами, - до 30%-50%. Все благодаря таким факторам:

• ускорение согласования
• быстрый доступ к необходимой информации
• отсутствие рутины бумажного документооборота

Вопросы еТТН в логистической сфере. 

В логистической сфере, конечно, хотелось бы иметь еще ТТН в электронном виде. Специфический алгоритм перевозки сборных грузов требует много тестирования и устойчивого внедрения на всех этапах. В эту цепь задействовано много сторон, а также необходимых документов.

Поэтому сейчас ожидаем доработки системы со стороны государства и провайдеров электронных ТТН и проводим необходимые тестирования вместе с "Вчасно.ТТН".

Электронный документооборот сыграл большую роль в быстром восстановлении наших операционных процессов во время пандемии и войны. Когда большинство сотрудников Рабен Украина находились вне офиса, мы все равно получали документы от поставщиков, ставили их счета на оплату, задержек не было.

Так же отправляли счета на оплату клиентам. Есть риски, которыми сегодня крайне сложно управлять, но иметь риск неплатежеспособности только потому, что твои клиенты не получили счета на оплату - это несмешная шутка. - добавляет, Виталий Коваленко, финансовый директор ООО Рабен Украина

Результаты внедрения ЭДО.

С внедрением электронного документооборота с 2018 года Рабен Украина удается существенно экономить время на работу с документами - от 30% до 50%. Что особенно актуально в логистической сфере, когда вся работа требует динамики принятия решений.

На данный момент уже тысячи документов в компании обрабатываются именно в электронном виде в сервисе "Вчасно.ЕДО". А быстрая отправка и получение счетов на оплату способствует ускорению оплат.